kolabor.org beta released

Seit Mai 2012 bieten wir über kolabor.org digitale Schreibtische zum Management von Projekten oder als Extranet für kleinere NGOs und Firman an. In den letzten Jahren haben wir in den Bereichen Event, IT und Consulting für zahlreiche Projekte die Software Open Atrium eingesetzt, die auf Drupal basiert. Insbesondere wenn in Teams gearbeitet wird und Informationen sinnvoll und strukturiert erstellt und abgelegt werden sollen, hat sich Open Atrium bewährt. Die newthinking-Kolleginnen und -kollegen als auch KundenInnen und ProjektpartnerInnen erhalten einen Zugang und können sich dann in offenen und geschlossenen Gruppen organisieren und kollaborativ Texte erstellen, bloggen, Termine verwalten und Ideen entwickeln. Wir nutzen inzwischen auch eine Gruppe als internen Bereich von newthinking und schätzen die vielen Möglichkeiten und die strukturierten und zentralen Informationsmöglichkeiten, etwa durch die Dashboards und die Benachrichtigungsfunktion.

Aufgrund der vielen positiven Erfahrungen und des insgesamt positiven Feedbacks unserer KundenInnen und PartnerInnen sowie zahlreicher Anfragen lag es nahe, solche kleinen Extranets “von der Stange” anzubieten, inkl. Hosting, Support und möglichst komplett in deutscher Sprache – und so erblickt kolabor.org das Licht der Welt – noch als beta-Release.

Was ist ein koLabor?

Wer ein koLabor-Pakete bestellt, bekommt Zugang zu einer eigenständigen und voreingerichteten Instanz, die wir ein koLabor nennen. Ein koLabor ist ein geschlossener interner Bereich, koLabors sind also generell nicht öffentlich. Entsprechend gibt es auch keine Registrierungsmöglichkeit von außerhalb, sondern Zugänge können nur durch den Administrator eines koLabos vergeben werden. Innerhalb eines koLabors können offene und geschlossene Gruppen erstellt werden, in denen dann die eigentliche Arbeit stattfindet.

Was koLabors können:

koLabors eignen sich gut für das Management von Projekten sowie als interner Bereich für kleinere Nichtregierungsorganisationen und Firmen. Der Fokus liegt dabei auf Management, Kommunikation und kollaborativem Arbeiten, insbesondere an Texten. In jeder Gruppe gibt es ein Blog und eine Shoutbox für die allgemeine Kommunikation. Eine der wichtigsten Funktionen ist das Notizbuch, mit dem Texte kollaborativ erarbeitet werden können. Technisch gesehen handelt es sich um Drupal-Bücher mit einem Versionierungssystem. Dazu gibt es einen Kalender und ein Ticketsystem, mit dem sich Aufgaben zugewiesen werden können. Abgerundet wird ein koLabor durch eine Dateiablage, ein Tool zur Entwicklung und Bewertung von Ideen sowie einem Feed-Import.

Über das persönliche Dashboard sowie die Benachrichtigungsfunktionen werden alle User Gruppen-übergreifend über Neuerungen informiert. Das persönliche Dashboard, auf dem standardmäßig u.a. die neuesten Blog-Beiträge, die neuesten Kommentare und die neusten Dateien angezeigt werden, als auch die Startseiten von Gruppen lassen sich flexibel konfigurieren.

Jeder User verfügt über ein persönliches Profil. Bei allen Inhalten ist immer der/die AutorIn ersichtlich und sein/ihr Profil kann über die Inhalte aufgerufen werden.

Was koLabors nicht können:

koLabos sind weder Kampagnen-Plattformen noch stark abgesichtere Intranets, noch Datei-Sharing-Systeme.

Für das Campaigning sind koLabors grundsätzlich nicht geeignet, da es keine öffentlichen Seiten gibt. Lediglich die Planung und Organisation von Kampagnen könnte mit einem koLabor unterstützt werden.

Zugleich raten wir von der Nutzung eines koLabors ab, wenn es um die Ablage hoch sensibler oder geheimer Dokumente und Daten geht. Denn koLabors sind keine Intranets sondern Web- und Browser-basierte Extranets. Selbstverständlich führen wir alle sicherheitsrelevanten Upgrades des Drupal-Kerns und aller Module regelmäßig und zeitnah nach dem Erscheinen durch. Trotzdem liegt der Fokus nicht auf Sicherheit, weswegen wir auch auf ein generelles Login über eine verschlüsselte Verbindung per “https”  verzichten.

Auch für massenhaftes Up- und Downloaden großer Datenmengen ist koLabor weder geeignet noch vorgesehen. Wir limitieren deswegen den Webspace und bieten keinerlei Möglichkeiten für den intelligenten Download großer Dateien an.

Wo geht es hin?

Mittelfristig wollen wir mit kolabor.org einen Beitrag zur Weiterentwicklung von Drupal, OpenAtrium und anderen verwendeten Drupal-Modulen sowie zum Aufbau einer deutschsprachigen Community leisten. Wenn Ihnen die Standardfunktionen unserer Pakete nicht ausreichen, auf Anfrage können wir gerne Funktionen ändern und das koLabor um neue Funktionen erweitern. Entsprechend den allgemeinen Lizenzbedingungen und unseren AGBs werden Eigenentwicklungen unter der GPL released und damit auch anderen zur Verfügung gestellt. Dazu erstellen wir eine deutschsprachige öffentliche Dokumentation, die auch durch andere genutzt werden kann.

Screen einer Gruppe aus Sicht eines Gruppen-Managers

Gruppe aus Sicht eines Gruppen-Managers