Wir stellen vor: Das newthinking Conference Management System

Das newthinking Conference Management System (NCMS) wird in einer Vorgängerversion bereits seit 2014 für die jährlich stattfindende Big Data Konferenz Berlin Buzzwords, für die Android Konferenz droidcon Berlin und von der Konferenz für die digitale Gesellschaft re:publica eingsetzt. Das NCMS ist ein Multi-Konferenz-System, das Websites mehrerer Konferenzen als auch wiederkehrende Ausgaben einer einzelnen Konferenz über mehrere Jahre hinweg innerhalb eines Systems abbildet.

Berlin Buzzwords droidcon_bln

newthinking hat das Content Management System über zwei Jahre auf die Bedürfnisse der verschiedenen hauseigenen Eventformate angepasst. Mit der droidcon Dubai wird es erstmals auch extern eingesetzt. Im nächsten Schritt sollen weitere Standorte der weltweit stattfindenden Android Konferenzserie droidcon hinzukommen. newthinking unterstützt die VeranstalterInnen beim Hosting, Support sowie bei der Wartung. Ziel der konferenzübergreifenden Integration mehrerer droidcons in einem einzigen System ist unter anderem der Aufbau einer globalen Speakerdatenbank. Lokale KonferenzveranstalterInnen werden damit in Zukunft die Möglichkeit haben, ausgewählte Speaker von anderen droidcons zu kontaktieren und zu ihren eigenen Veranstaltungen einzuladen.

re:publica droidcon Dubai

Konferenzen mit einem leistungsfähigen Content-Management-System unterstützen
Das NCMS integriert zahlreiche Prozesse der Konferenzorganisation wie den Call for Papers, die Programm-Kuration, das Schedule & Speaker Management sowie das PartnerInnen- & SponsorInnen-Management. Zudem soll in Zukunft auch das Akkreditierungsmanagement für PressevertreterInnen implementiert werden. Vorträge, Workshops, Meetups etc. können von potentiellen RednerInnen eingereicht, von einem Programmteam bewertet und schließlich per  Drag & Drop spielend einfach in den Konferenz-Kalender übertragen werden. Das System verschickt auf Wunsch (Massen-)Benachrichtigungen an Speaker und Volunteers und hilft dadurch, Zeit und Arbeit einzusparen. Das NCMS verfügt zudem über Redaktionsfunktionen, wie beispielsweise die News-, Programm- als auch FAQ’s-Unterseiten.

Technische Details
Das NCMS wurde mit Drupal 7 realisiert. Dashboards und Event-Menüs unterstützen die NutzerInnen nach abgestuften Rechten und Rollen bei der täglichen Arbeit und stellen Workflows im Content-, Programm- und Partner-Management bereit.

Nach der Installation des Basissystems muss sich der Administrator zwischen zwei Alternativen entscheiden: Die Domain-basierte Variante, Domain Access, erlaubt es, unterschiedliche Konferenzen auf verschiedenen Domains zu verwalten. Die zweite, auf Gruppen basierende Variante, Organic Groups, bietet sich an, wenn eine oder mehrere, wiederkehrende Konferenzenimmer unter derselben Domain administriert werden.

In beiden Fällen werden Konferenzen getrennt voneinander verwaltet und dargestellt. Inhalte und Speaker können aber nach Belieben untereinander geteilt und angezeigt werden. Das ermöglicht neben der Darstellung individueller Eventformate zugleich den Aufbau konferenzübergreifender Archive, z.B. in Form eines Medienarchivs mit Videos, Bildern und anderen Dokumenten.